Propuesta comercial UT-2026-09
Preparada para la Universidad del TolimaSistema de Gestión de Inventario Institucional: reemplaza las minutas en papel por una plataforma web donde cada préstamo queda registrado con responsables, fechas exactas y evidencia fotográfica, en tiempo real.
Presentación
Ibagué, 14 de septiembre de 2026Dr. Pedro Julián GallegoDecano, Facultad de Ciencias del Hábitat, Diseño e Infraestructura
Respetado Decano:
NextOne es una agencia de desarrollo de software dedicada a construir herramientas a la medida que resuelven procesos operativos concretos. Presentamos a la Universidad del Tolima esta propuesta para digitalizar el préstamo y el control de inventario de equipos y herramientas, hoy soportado en minutas físicas y controles manuales, según nos fue descrito por la institución.
El sistema que describimos ya existe: está construido y en funcionamiento. La propuesta contempla su adaptación al proceso de la Universidad, su personalización con la identidad institucional y su despliegue en la infraestructura que la Universidad determine.
A continuación exponemos la problemática, la solución, su arquitectura, las dos alternativas de implementación, el cronograma y la inversión. Quedamos atentos a cualquier inquietud.
No se parte de cero: se adapta un sistema probado, por eso la entrega toma semanas y no meses.
Colores y logotipo institucionales en toda la plataforma.
Código fuente y base de datos quedan en manos de la Universidad, sin licencias externas.
01 Contexto y problemática
Hoy, saber quién tiene un equipo depende de encontrar la minuta correcta. Un proceso crítico para la Facultad sigue sostenido sobre papel y revisión manual.
Estos problemas no son exclusivos de la Universidad: aparecen en cualquier proceso de custodia de activos que aún no se ha sistematizado. La solución no es añadir más controles manuales, sino reemplazar el soporte físico por una plataforma que estructure el proceso de principio a fin.
02 Solución propuesta
En adelante, «el Sistema». Una plataforma web que cubre todo el ciclo de vida del préstamo, desde el registro del equipo hasta su devolución, con flujos diferenciados para estudiante, docente y administrador.
Categoría, marca, modelo, número de serie único, ubicación, fecha de adquisición y cantidad disponible.
Fotos por equipo para identificarlo rápido desde el catálogo.
Dos datos independientes para cada equipo.
Calcula cuántas unidades están libres para un periodo y, si todo está reservado, sugiere la próxima fecha disponible.
Por nombre, categoría, estado, condición, marca o número de serie.
Maqueta interactiva: elija un periodo.
El préstamo no depende de una única firma: recorre un flujo de responsabilidad compartida, natural al entorno universitario, donde cada actor deja su registro. Toque cada etapa para ver cómo se construye el historial.
Siguiente: el docente revisa la solicitud.
Un estudiante invita a sus compañeros a un préstamo compartido de varios equipos a la vez. El préstamo solo se genera, y pasa al docente, cuando todos aceptan; si alguno rechaza, se cancela la solicitud completa del grupo.
Los préstamos aún no aprobados pueden cancelarse por el estudiante o el administrador. Cada rol ve únicamente lo que le corresponde.
Nuevas solicitudes, aprobaciones o rechazos del docente y de la administración, e invitaciones a préstamos grupales, con contador de no leídas.
El estudiante ve en todo momento cuántos días le quedan en cada préstamo activo.
Tanto el estudiante como el panel administrativo lo muestran en cuanto un préstamo vence.
Con cuántos días de anticipación se avisa y a quién, configurado con la Universidad durante el soporte.
Laura Gómez solicitó una estación total para Topografía II.
Ing. Carlos Rojas aprobó tu préstamo PR-0482.
Andrés Ruiz te invitó a un préstamo de 3 equipos.
El taladro percutor Bosch debía devolverse ayer.
Nota de alcance. La arquitectura de datos ya contempla el estado «vencido» dentro del ciclo de vida del préstamo. Durante el periodo de soporte incluido (sección 07) se afinará con la Universidad la configuración de las alertas tempranas programadas, de acuerdo con las políticas internas que la institución defina.
Ve: la totalidad del Sistema.
Ve: los préstamos que le fueron asignados.
Ve: sus propios préstamos.
Cada rol cuenta con su propio panel de indicadores: préstamos activos, vencidos, pendientes de aprobación y disponibilidad del inventario.
Un módulo dedicado de reportes muestra la tasa de devolución, el total de préstamos y equipos, el porcentaje de disponibilidad y desgloses por estado del préstamo y por tipo de inventario.
Exportación de reportes a PDF y Excel incluida03 Arquitectura y construcción
Frontend y backend son proyectos independientes que se comunican por una API REST. Cada capa puede evolucionar por separado sin comprometer la estabilidad del conjunto.
Todo el manejo de fechas usa la zona America/Bogotá, evitando los errores de «día actual» en préstamos y vencimientos.
Cada endpoint rechaza información malformada o incompleta antes de tocar la base de datos.
Solicitud, revisión, aprobación, entrega y devolución quedan en el mismo registro: cualquier préstamo se reconstruye de principio a fin.
04 Propiedad y despliegue
Se entrega completo: código fuente, base de datos y control total sobre la aplicación. No es un servicio de terceros del que la Universidad dependa indefinidamente, es un activo propio de la institución.
Sin dependencia de licenciamiento externo para operar el Sistema.
Personalizado con los colores y el logotipo de la Universidad del Tolima.
Todos los módulos del proceso de préstamo, ajustados a la forma de trabajo de la Facultad.
Infraestructura propia o un VPS que la institución adquiera.
NextOne se adapta a la infraestructura que resulte más cómoda para la Universidad y se encarga del despliegue completo en cualquiera de los dos casos.
Si la institución ya cuenta con servidores, el Sistema se despliega allí.
Si prefiere no administrar infraestructura, adquiere un VPS y NextOne hace el despliegue completo.
05 Fases del proyecto
La Universidad puede contratar la Fase 1 o una implementación más amplia que incluya la Fase 2. Los costos de cada alternativa están en la sección 07.
Configuración y adaptación del Sistema para el préstamo, la devolución y el control del inventario de equipos y herramientas.
Amplía el Sistema para gestionar otros tipos de activos, dependencias o procesos administrativos de la Universidad.
06 Cronograma de entrega
Los plazos son aproximados y dependen de la disponibilidad del equipo de TI de la Universidad para coordinar el despliegue final.
De su parte: logotipo, colores y el listado actual de equipos y herramientas.
De su parte: servidor o VPS disponible y acompañamiento de TI.
De su parte: áreas, activos y procesos priorizados para la expansión.
Desde: la entrega del Sistema.
07 Inversión
Valores en pesos colombianos. No incluyen IVA.
Inversión total, más IVA
Entrega en ≈ 2 semanas
Inversión total, más IVA
Entrega en ≈ 3 semanas
Al terminar el periodo gratuito, la Universidad puede continuar con soporte y mantenimiento en cualquiera de estas dos modalidades. Ambas son opcionales.
Renovación mes a mes, sin permanencia.
Equivale a 10 meses del plan mensual.
08 Condiciones generales
Desde la emisión de este documento, el 14 de septiembre de 2026. Válida hasta el 14 de octubre de 2026.
Corresponde a lo descrito en las secciones 02 y 05 para la Fase 1 o para la Fase 1 + Fase 2. Cualquier requerimiento adicional se cotiza por separado.
El equipo de TI de la Universidad acompaña la coordinación del despliegue final, según el cronograma de la sección 06.
Preguntas frecuentes
El 100% del valor del modelo contratado se paga contra entrega del Sistema. No se requiere anticipo para iniciar.
De la Universidad del Tolima. Se entregan el código fuente y la base de datos, con control total sobre la aplicación y sin licencias externas para operarla.
No. El Sistema se despliega en un servidor propio de la Universidad o en un VPS que la institución adquiera. El despliegue completo sobre ese servidor sí está incluido.
Junto con la Universidad, a partir de las áreas, tipos de activos y procesos administrativos que la institución priorice para la expansión.
El Sistema sigue funcionando y es de la Universidad. Si desea continuar con soporte y mantenimiento, puede elegir el plan mensual ($120.000 COP) o el anual ($1.200.000 COP). Ambos son opcionales.
Sí. La interfaz es responsiva: estudiantes, docentes y administradores pueden usarla desde el computador o el celular, por ejemplo para tomar la foto de evidencia al recibir un equipo.